Recente richtlijnen zoals de GRI Standaard en Integrated Reporting <IR> stellen dat een jaarverslag openheid moet geven over materiële thema’s. Hoe ga je te werk om die te bepalen?

Toegegeven, bij Intervolvement vinden we ‘materialiteit’ nog steeds een wonderlijk woord. Gaat het om materie? Moeten de zaken zo concreet mogelijk? Toch vinden we de achterliggende gedachte zeer communicatief. Dat zit zo: materialiteit komt van het Engelse ‘material topics’, ofwel materiële thema’s. Het verwijst naar ‘to matter’, zaken die er werkelijk toe doen dus.

Leesbaarder verslag
En daar gaat het natuurlijk om bij een goed duurzaamheidsverslag. Je kunt wel van alles opschrijven en over allerlei zaken praten. Maar de lezer die wil weten hoe duurzaam een bedrijf is, vormt zich een beeld van welke onderwerpen er werkelijk toe doen. Om de lezer een handje te helpen (en het jaarverslag dus leesbaarder te maken) kun je op zoek gaan naar de materiële thema’s op de manier zoals GRI dat voorschrijft.

De nieuwe GRI Standaard (GRI Standards) stelt dat een thema materieel genoemd kan worden als:

• dit voor stakeholders van invloed is op hun oordeel en beslissingen, of
• volgens het management significante impact veroorzaakt op duurzaamheid. Op milieu, mensen of economie dus.

Hoe bepaal je dan welke onderwerpen materieel zijn?

Zo pak je dit aan
Wij kiezen er vaak voor om eerst in een werkgroep te brainstormen en de mogelijke onderwerpen te bepalen. Vaak komen we dan tot een lijst van rond de 25 thema’s. Het is daarbij handig om de GRI-topics in je achterhoofd te houden, maar dat hoeft niet. Eigen organisatiespecifieke thema’s mogen ook meedoen.

Vervolgens selecteer je groepen stakeholders die voor de organisatie belangrijk zijn. Zoek goede vertegenwoordigers per groep en vraag in individuele gesprekken om de lijst met thema’s te scoren naar prioriteit. Heel praktisch: een rapportcijfer (1 is onbelangrijk, 10 is heel belangrijk) geeft al veel inzicht. Hetzelfde doe je in het management team of de board. Elke manager scoort de lijst op dezelfde wijze, maar dan met de vraag met welke thema’s het bedrijf de grootste duurzaamheidsimpact heeft.

Data verzamelen en presenteren
Een spreadsheet brengt de data bijeen door per thema een gemiddelde te berekenen. Zo krijg je scores voor stakeholders en voor het management. En deze twee kun je in een grafiek uitzetten: de materialiteitsmatrix. De X-as geeft de interne materialiteit weer (het management-oordeel), de Y-as de externe materialiteit (de stakeholders). Uiteindelijk maak je zelf de keuze welke onderwerpen je als materieel bestempelt, zolang ze maar op een van de assen hoog scoren.

Tot slot: dit is geen rocket science. Op elke methode valt wat af te dingen. Kies daarom vooral een methode die goed bij de organisatie en haar context past. Zolang je in het verslag maar open beschrijft hoe de materialiteitsbepaling heeft plaatsgevonden. Veel succes! (En laat ons gerust weten waar je tegenaan loopt)

Nieuwsgierig naar meer?
Lees hier verder en download ons whitepaper over het duurzaamheidsverslag.